Case: Vierpaardjes Venlo

Van hoofdpijndossier naar modelproject. Januari 2023: Venlo, Limburg. De gemeente en spoorwegbeheerder ProRail staan voor een ingrijpend project: de herinrichting van spoorwegovergang Vierpaardjes. Het rommelt in de wijk eromheen. Een reeks pittige onteigeningen die nodig waren voor de herinrichting ligt vers in het geheugen, emoties liepen hoog op bij de talrijke gesprekken tussen de gemeente en bewoners. En dan moeten de werkzaamheden nog beginnen.

We spoelen door naar het voorjaar van 2025. De werkzaamheden aan de spoorwegovergang liggen op schema. Twee grote afsluitingen van de spoorwegovergang zijn al afgelopen. De grootste hinder is achter de rug, de basis voor de nieuwe onderdoorgang onder het spoor is klaar. En nog belangrijker: bewoners denken actief mee, het vertrouwen in het project is hersteld, de sfeer is opvallend positief. Hoe hebben ze dat geflikt?

Het geheim: een tandem. Omgevingsmanagement en communicatie trekken vanaf het begin samen op. Niet elk met een eigen tweewieler, maar als volwaardige partners samen aan het stuur. Met tweewekelijks overleg en gezamenlijke doorkijksessies houden ze de vinger aan de pols van het hele project. Irmy Bran, omgevingsmanager van de gemeente, legt uit: "Als je omgevingsgericht wilt werken, heb je zowel OM als COM nodig. De gemeente heeft vanaf het begin communicatie en omgevingsmanagement erkend als volwaardige vakgebieden en hen de ruimte gegeven om hun werk planmatig uit te voeren."

Dat betekende ook: het lef hebben om overlegstructuren los te laten die niet goed werken. Zo nam het projectteam halverwege afscheid van de klankbordgroep. In plaats daarvan kwam het buurtteam: een diverse groep van zo'n vijftien betrokken bewoners uit de wijk. Het buurtteam is geen klankbord, maar veel meer dan dat. Het is een echt team van bewoners, dat meeleest met communicatie, meedenkt over het project en samenwerkt met de omgevingsmanager aan oplossingen om overlast te beperken. Het buurtteam schreef mee aan bewonersbrieven, dacht mee over de opzet van een buurtbijeenkomst en gaat elke twee maanden in gesprek met het projectteam. Als blijk van waardering organiseerde het projectteam tijdens de piek van de werkzaamheden een gezamenlijk ontbijt voor het buurtteam.

Een mooi hoogtepunt tijdens de werkzaamheden was de kijkerstribune. Tijdens een spectaculaire fase van de werkzaamheden werden buurtbewoners uitgenodigd om letterlijk een kijkje over de schutting te nemen. De tribune zat bomvol. De belangstelling was zo groot dat er een doorschuifsysteem nodig was. De sfeer was goed, de reacties positief. Omdat de basis klopte. Het communicatieteam zweert bij het 'uienschilmodel' als strategisch uitgangspunt: eerst de kern, dan de lagen daaromheen. De basis is juist, tijdig, begrijpelijk en volledig communiceren. Pas als die stevig staat, is er ruimte voor de buitenste schil: de leuke acties. Als je bewonersbrief vol fouten staat, valt zelfs de leukste actie in slechte aarde. Maar investeer je in foutloze communicatie op maat, dan mag er af en toe een kers op de taart. "Door te investeren in duidelijke en betrouwbare communicatie bouw je aan je vertrouwenskrediet in de omgeving", zegt Irmy Bran. "En dat krediet heb je nodig als het een keer tegenzit. Dan kun je niet anders dan terugvallen op het vertrouwen dat je eerder hebt opgebouwd." Het begon met klamme handjes, maar de wijk en het projectteam schudden elkaar nu stevig de hand.