Le courrier toutes-boîtes idéal est…

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S’adresser aux riverains fait partie des incontournables intemporels de la communication de proximité. Ce n’est pas l’action la plus tendance mais elle reste très utile. En tant que responsable de la communication de proximité, vous en avez sans doute déjà rédigé ou relu des dizaines. Voici sept conseils pour renforcer votre prochain toutes-boîtes.

La plupart des lecteurs parcourent un courrier d'un œil distrait, cherchant à la hâte ce qu'ils veulent savoir. Donnez- leur un petit coup de main. Rédigez des paragraphes courts, avec des titres simples et clairs. Mettez les mots clés en gras et utilisez des listes à puces. Ainsi, votre lettre sera facile à parcourir et chacun pourra y trouver immédiatement les informations dont il a besoin.

Le lecteur a-t-il besoin de savoir comment vous construisez une éolienne, des fondations jusqu'aux pales du rotor ? Probablement pas. Les détails techniques intéressent les ingénieurs, mais le lecteur lambda s'en moque. Limitez-vous à ce qui est important pour le citoyen. Vous discuterez des aspects techniques lors de la réunion de projet.

Un toutes-boîtes ne doit pas comporter de rebondissements, de montée en puissance dramatique ou de dénouement inattendu. Allez droit au but. Indiquez au tout début les informations essentielles concernant les interventions, la nature des travaux et leur planning.

Le toutes-boîtes idéal tient sur un seul A4, recto verso. Pas plus. Ceux plus longs ne sont tout simplement pas lus. Concentrez-vous sur l'essentiel et laissez le reste de côté. Si cela signifie qu'il faut supprimer une citation du bourgmestre, tant pis.

Essayez d'expliquer avec des mots sur quelle partie de la digue vous allez travailler. Il vous faudra beaucoup de texte, des phrases complexes et d'autres tournures imagées. Et, même comme ça, la plupart des gens n'y comprendront rien. Optez plutôt pour une carte simple avec une légende claire et des noms de lieux lisibles. Cela rendra immédiatement superflu tout ce texte.

Même si vous communiquez clairement, les travaux restent une nuisance. Il n'y apas de malde s'en excuser . Ou à expliquer honnêtement que les travaux prennent plus de temps que prévu en raison de problèmes techniques.

Un bon toutes-boîtes répond aux questions. Imaginez que vous habitiez dans la rue où vrombissent les pelleteuses. Que voudriez-vous savoir ? Vais-je me retrouver sans électricité ? Où dois-je déposer mes sacs poubelles ? Pourrai-je encore accéder à mon garage ? Ce sont ces questions qui empêchent M. et Mme « public cible » de dormir la nuit. S’il manque une seule réponse, retour à la case rédaction.