Organiser sa communication projet : quel modèle convient à votre projet ?

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Si la structure d’un projet n’est pas bonne, le meilleur des consultants en communication ne pourra rien y changer. Comment organiser au mieux la communication projet ?

Bon, cette introduction n’est pas tout à fait correcte. En effet, dans la plupart des cas, un bon professionnel de la communication commencera par créer les conditions pour développer une communication solide. Avant même d’imaginer la moindre action, cette personne s’arrangera pour intégrer le service communication dans la gouvernance du projet.

Pourquoi est-ce si important ? Nous avons tous expérimenté les problèmes causés par une organisation inadéquate. En voici une liste non exhaustive : un service communication toujours informé trop tard et qui se retrouve à devoir éteindre les incendies ; des collaborateurs doués qui ne sont pas utilisés à leur juste valeur stratégique et perdent leur motivation ; les parties prenantes du projet ont le sentiment de ne pas obtenir ce dont elles ont besoin et le projet subit de vives critiques.

Deux axes, quatre modèles

Aucun projet ne se ressemble. Mais il est possible de représenter chaque projet sur deux axes, qui permettent d’identifier quatre modèles.

Commencez par l'axe x : le projet est-il encore en phase de planification ou entre-t-il déjà en phase d'exécution ? Tous ceux qui ont déjà travaillé dans ces deux phases savent qu’il peut y avoir une grande différence de rapidité, de coordination et d'utilisation des ressources.

L'axe y examine la propriété du projet. Travaillez-vous avec un seul donneur d'ordre clair ou s'agit-il d'un projet partagé entre plusieurs partenaires plus ou moins équivalents ? Là encore, la complexité variera, tant en interne qu'en externe.

Les deux axes peuvent être évolutifs. Vous pouvez très bien commencer la phase de planification avec plusieurs partenaires, mais vous retrouver avec un seul donneur d'ordre clair lors de la mise en œuvre. Pensez par exemple, à un projet DBFM (Design, Build, Finance, Maintain), où tout revient finalement au contractant.

Ce modèle semble être le plus simple des quatre, mais les apparences sont trompeuses. Chaque modèle présente ses propres défis. Dans ce modèle, le principal défi consiste à créer une égalité avec les autres disciplines intervenant dans le projet. La communication en est une au même titre que les permis, les finances, l'environnement, la technique, etc. Ni plus, ni moins. Si votre projet était une entreprise, vous seriez un service autonome à côté des autres. Et non pas subordonné à l'un d'entre eux. Ne sous-estimez pas cela. Dans une phase de planification, les crises semblent encore lointaines et la communication passe parfois au second plan. Mais même dans la phase de planification, une communication tardive, incomplète ou incorrecte peut nuire gravement à la réputation d'un projet et du maître d’ouvrage.

De nombreux projets ont plusieurs clients. Les missions sont souvent si complexes que plusieurs partenaires s'associent pour mener à bien le travail. Dans la phase de planification, le département communication est principalement occupé à la coordination et à la concertation en interne. Avant de pouvoir mettre en œuvre des actions de participation et de communication, le travail préparatoire est important. Mais c'est précisément ce qui caractérise ce modèle. Veillez à disposer d'un interlocuteur clair et mandaté auprès de chaque donneur d’ordre. À ce stade, il est important de garder tout le monde dans le même bateau et d'éviter que les communications des différents partenaires ne se contredisent.

En passant de la planification à l’exécution, le rythme du projet s'accélère. Tout va plus vite, les problèmes prennent de l'ampleur et les critiques s'intensifient. Si le service communication veut rester dans la course, il doit se rapprocher du centre décisionnel du donneur d'ordre. Les lignes doivent être aussi courtes que possible. Ce n'est pas un hasard si, dans une entreprise, la communication est souvent une fonction proche de la direction. La personne responsable de la communication suit toutes les réunions de direction et peut immédiatement faire part de ses commentaires à son équipe. En même temps, cette personne est informée à la source de ce qui se passe dans les autres parties du projet. C'est le seul endroit où il est possible d’intervenir lorsque les intérêts de la communication et des parties prenantes sont menacés.

Si vous faites partie d'une structure en réseau avec plusieurs clients, il faut plus qu'une coordination forte et des accords minutieux. Vous avez besoin d'une forme d'autonomie contrôlée pour définir une stratégie claire, communiquer de manière cohérente et réagir rapidement. Cela exige la confiance des clients à l’égard du service communication. Si tout se passe bien, vous commencez à construire cette confiance dès la phase de planification. Pour ce faire, vous démontrez votre expertise et faites passer la loyauté envers l'objectif commun du projet avant les intérêts d'un seul client. En même temps, vous veillez à ce que chacun se sente toujours impliqué. Pour ce faire, vous établissez des plans annuels, des retours d'information mensuels et des mises à jour proactives, par exemple sur les retombées médiatiques. La communication est comme un satellite fiable qui tourne en orbite contrôlée autour des clients.

Faites le test

Ce test rapide vous permettra de découvrir le degré de maturité de votre communication projet au sein de votre organisation. Cochez les affirmations ci-dessous qui s'appliquent à votre situation, calculez votre score et vous saurez où vous en êtes.

1. Si le projet prend une tournure importante, j'en suis informé directement et non via… via…
2. Au moins 60 % du temps de notre service communication est consacré à des actions planifiées de manière proactive. Au maximum 40 % est consacré à la communication réactive.
3. Lorsque je présente mes arguments lors de réunions internes, ils sont pris en considération.
4. J'utilise activement les données disponibles sur les groupes cibles et la portée de la communication, ou je procède à une évaluation a posteriori des actions afin que mon organisation comprenne mieux les choix que je fais en matière de communication.
5. Les responsabilités de mon service communication sont claires pour tous les membres de l'organisation et sont généralement acceptées.
6. Au cours de l'année écoulée, j'ai reçu au moins une fois des félicitations de la part de la direction du projet pour le bon travail de notre service de communication.
7. Nous avons une vision et une mission claires au sein du projet et notre stratégie de communication contribue à leur réalisation.
8. Lorsque des collaborateurs du service communication quittent l'organisation, je peux rapidement recruter des remplaçants.
9. Au sein du département communication, nous sommes capables de refuser une demande de communication lorsqu'elle ne s'inscrit pas dans la stratégie de communication projet convenue ou dans la mission du projet.
10. Au sein de notre organisation, nous ne sommes pas traités comme un service packaging qui peut seulement choisir le papier, la couleur et la police de caractères.

Scores :

Score de 0 à 3

Il reste encore du travail à faire pour ancrer la communication projet dans votre organisation. Nous ne disons pas que c'est facile, mais il serait judicieux de confronter votre organisation aux risques que le projet comporte à long terme. Votre organisation n'est pas prête à réagir rapidement et la communication semble être une question secondaire. La manière dont la communication est organisée correspondrait mieux au siècle dernier ou à un pays moins démocratique. Une discussion animée aboutit souvent à un résultat positif. Bonne chance !

Score de 4 à 6

Parfois, vous parvenez à être à la hauteur, parfois non. Cela peut être lié aux ressources et aux effectifs. La bonne volonté est là, les compétences aussi. Mais tout le monde est toujours sur le pont. Et c'est là que beaucoup de bonnes intentions tombent à l'eau. Faire pression pour obtenir plus de pouvoir de réflexion et d'action est peut-être la solution. Ou veiller à ce que le temps précieux de vos collaborateurs ne soit pas consacré à des tâches semi-administratives.

Score de 7 à 10

Félicitations, vous avez fait du bon travail. Vous n'êtes pas le seul à avoir obtenu ce score élevé, mais vous jouez vraiment dans la cour des grands. Des améliorations sont encore possibles ça-et-là mais votre travail est déjà très respecté, vous savez planifier de manière proactive et personne ne considère la communication comme une agence événementielle de substitution. Que dire de plus ? Eh bien, que rien n'est éternel. Restez vigilant et ne vous reposez pas sur vos lauriers.